Менеджмент комунікацій.

Спілкування – одна з основних навичок, яку ми розвиваємо під час дорослішання, але все це нам не по собі!

Ми повинні бути досить хорошими в цьому, враховуючи роки навчання. Чи не слід?

Решту прочитайте у блозі woumedia, натиснувши тут.

Керівники проектів витрачають до 90 відсотків свого часу на проекти, спілкуючись із зацікавленими сторонами та членами команди.

Крім того, проблеми спілкування – це найбільш часто повідомлявані проблеми проектів.

Чому так? Чому керівник проекту так багато спілкується? Може, тому, що його робота полягає в спілкуванні?

Ось список з деякими обов’язками керівника проекту:

Ініціювання проекту

Розробка плану проекту

Управління ресурсами проекту

Управління зацікавленими сторонами проекту

Управління ризиками проекту

Управління конфліктами проекту

Оновлення людей про стан проекту

Закриття проекту

Дізнайтеся більше про це тут.

Гаразд, так що прем’єр-міністру доводиться багато спілкуватися, але скільки? Який масштаб?

Розрахунок кількості можливих каналів зв’язку

Давайте дійдемо до цього …

Якщо взяти наведений вище приклад команди, ми можемо швидко побачити безліч можливих каналів спілкування. Насправді існує простий спосіб розрахувати число.

[N x (N-1)] / 2

N- кількість зацікавлених сторін

Невелика команда з 9 зацікавлених осіб із діаграми мала б:

[9 x (9-1)] / 2 = 36

Це 36 можливих індивідуальних розмов, сподіваємось, не відбудеться через роль керівника проекту.

Що робити, якщо ми додамо до рівняння 20 людей? Зараз 190, ви отримуєте картину. Чим більше людей бере участь у проекті, тим більш трудомістким стає спілкування. Чи можна це контролювати керівництвом проектів? Так, ось як:

1 Керуйте спілкуванням

Плануйте систематично

Впровадити

Монітор

Порадьте

Прийняти рішення

в рамках проекту та між зацікавленими сторонами.

Отримайте набір інструментів для управління спілкуванням. У woumedia ми використовуємо Trello для планування та моніторингу, Git для впровадження та консультування, Quip для планування та прийняття рішень.

Ми приділяємо багато уваги тому, як ми спілкуємось у woumedia, ось наша філософія:

Якщо ви сумніваєтесь, ми задаємо питання.

Коли хтось задає питання, ми відповідаємо на нього.

Коли хтось задає питання, ми не відповідаємо цим питанням.

Замість того, щоб бути неявними, ми надмірно повідомляємо речі.

Перш ніж робити висновки, ми дозволяємо людям висловлювати свої думки.

Замість того, щоб робити припущення, ми пояснюємо всі плутанини.

Коли письмове спілкування не вдається (усе вищезазначене), ми встановлюємо вербальне спілкування.

Пошук угоди є важливішим, ніж примушування індивідуальних рішень.

Ми дотримуємося здорового глузду і уникаємо обговорення того, хто не правий.

Ми поважаємо час інших колег і уникаємо зайвих дискусій.

Ми припускаємо добрі наміри в інших (так це важко).

Ми максимально прозорі, тримаємось подалі від приватних повідомлень.

2 Управління очікуваннями

Не припускайте, що всі знають, що буде далі

Керуйте власними очікуваннями, перш ніж почати керувати сподіваннями інших

Не керуйте очікуваннями – розслабтеся

Важливо бути спокійним щодо процесу. Ми маємо справу з людьми – тож якщо ви прагнете досконалого розуміння того, що люди очікують, ви назавжди будете розчаровані.

Потреби змінюються. Ринки еволюціонують. Люди прокидаються вранці, бажаючи чогось іншого, ніж напередодні ввечері.

3 Виберіть інструмент, який працює для вас, команди та проекту

Скрам, Канбан, Скрумбан? Не має значення. Виберіть, що підходить. Розглядайте їх як засоби комунікації, а не як методології управління проектами.

Але пам’ятайте (як сказано в Маніфесті про гнучку розробку програмного забезпечення):

Особи та взаємодія над процесами та інструментами

Спочатку ця публікація була опублікована за адресою https://www.linkedin.com/pulse/communication-management-jarek-owczarek/.

Jarek Owczarek люб’язно дозволив нам перекласти і опублікувати цю статтю.