Автоматизація процесів: очікування, реальність та слушні поради

Сьогодні я хотів би поділитися з вами своїми спостереженнями та кількома порадами щодо впровадження автоматизації в перекладацькі компанії чи департаменти. А саме: Які сподівання та сподівання? Яка реальність? Які виклики існують та як їх вирішити?

Контекст, в якому компанії звертаються до автоматизації, дуже подібний у переважній більшості випадків. Проекти, як правило, стають меншими та швидшими, тому їх потрібно обробляти ефективніше. Ціни знижуються, що впливає на загальну рентабельність, тому внутрішні витрати на операції потрібно зменшити. Клієнти очікують коротших термінів і підвищеної реакції на їх запити, тому весь процес надання перекладів повинен бути оптимізований.

Тоді природно, що багато компаній вирішують впровадити систему управління, яка допоможе їм вести свій бізнес ефективніше та вигідніше. Вони купують обрану ними технологію і сподіваються швидко і повноцінно автоматизувати всі процеси. Це їх велика надія та сподівання.

Хоча вони часто забувають, це те, як насправді працює автоматизація – тобто автоматизація повторюватиме завдання або діяльність згідно з наперед визначеними правилами. Отже, перш за все, правила мають бути визначені та налаштовані в системі.

Це вимагає від кожного керівника проекту та співробітника опису процедур, яких вони дотримуються. Незалежно від того, чи це означає різні робочі процеси проекту, критерії вибору постачальника або умови та рахунки-фактури – всі вони повинні бути перераховані. Люди повинні ділитися і надавати свої знання для процесів, щоб стати автоматизованими.

Після того, як вони записані або описані, їх потрібно визначити у новій системі у вигляді робочих процесів проекту або інших механізмів автоматизації. Для цього потрібен фахівець або досвідчений користувач системи, який виконає всі конфігурації.

Іншим важливим елементом є переконання користувачів використовувати ці нещодавно визначені автоматизації. Без застосування їх у повсякденній роботі з них не буде виведено жодної цінності. Щоб це сталося, людям потрібно змінити свої звички і почати працювати відповідно до нових автоматизованих процедур.

Вищезазначене не так вже й складно здійснити насправді, але цим потрібно належним чином керувати, оскільки цьому процесу є два основних противники: брак часу та спротив змінам. Нестача часу – адже кожен, хто бере участь у процесі, повинен регулярно виконувати свою роботу щодня. І спротив змінам – адже люди просто не люблять змін і часто відчувають з цього приводу стрес.

Однак існують шляхи вирішення всіх вищезазначених завдань та досягнення початкової мети – впровадження автоматики та підвищення ефективності.

Перш за все, не автоматизуйте все з самого початку. Почніть з того, що є простим і продуктивним. Вам потрібні швидкі історії успіху, щоб показати своїм працівникам, що ви отримуєте негайні позитивні результати. Автоматизація всього з самого початку в будь-якому випадку неможлива – ви точно не охопите всіх можливих сценаріїв, ані ваші люди не матимуть достатньої довіри до системи, щоб просто дозволити справам відбуватися автоматично. Тож починайте з малого і поступово переходьте до більш досконалих конфігурацій, робочих процесів або сценаріїв.

Вам також потрібно дати час своїм людям, щоб вони почали довіряти системі та дозволити їй виконувати дії автоматично. Одного разу, коли я робив презентацію про те, як може працювати повністю автоматизований проект, люди запитували, чи не можемо ми автоматизувати деякі кроки. Коли я роблю презентацію, що демонструє різні рівні автоматизації, я починаю з самого базового і поступово переходжу до більш просунутих, що змушує всіх почуватися набагато комфортніше. Тож дайте час собі та своїм людям, щоб почуватись комфортно із системою.

Тоді ви повинні ввести те, що я називаю “Культура автоматизації”. Це спосіб мислення, коли люди свідомо аналізують свою щоденну роботу та визначають повторювані завдання або дії, які можуть стати автоматизованими. Таким чином ви залучаєте людей до обміну своїми знаннями про те, як вони працюють і де вони вважають, що їх можна покращити. Це запорука успіху в автоматизації.

І останній момент – навіть найкращі механізми автоматизації марні, якщо їх не застосовувати. Вам потрібно переконати людей змінити свої робочі звички та почати використовувати нову систему в повній мірі. Я дуже наполегливо рекомендую вводити різні форми стимулів, щоб почати використовувати автоматизацію. Незалежно від того, чи відбувається це у формі внутрішнього змагання, чи є частиною бонусної схеми – вам потрібно спонукати людей прийняти новий спосіб діяльності та винагородити їх за зусилля. Як тільки вони звикнуть до легкої автоматизації, ви можете перенести стимули в інші, більш просунуті області та функції. Таким чином люди поступово будуть застосовувати дедалі більше механізмів автоматизації.

Автоматизація принесе багато позитивних змін у вашу компанію, ваші операції, пропозиції та позиціонування. Сподіваюся, наведені вище думки допоможуть вам здійснити це ефективно та із задоволенням. Удачі!

Спочатку ця публікація була опублікована за адресою https://www.linkedin.com/pulse/process-automation-expectations-reality-sound-advice-andrzej-nedoma/.

Andrzej Nedoma люб’язно дозволив нам перекласти і опублікувати цю статтю.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: