Чи повинен ваш бізнес мати службу автовідповідачів після робочого часу?

Важливість роботи служби автовідповідачів після робочого часу для бізнесу

Є багато способів змусити компанію процвітати, і багато власників бізнесу шукають найшвидший спосіб зробити це. Однак існує надійний метод підвищення якості, який може надати бізнес, і це через службу автовідповідачів поза робочим часом. Це просте доповнення, але воно може творити чудеса.

Причини надання цілодобової служби автовідповідачів

Компанія не може мати своїх співробітників, які працюють цілодобово, тому завжди буде час, коли вони залишать свої посади. Однак це залишає пробіл у тому, коли бізнес може надавати послуги своїм клієнтам. Коли самі клієнти не працюють і, нарешті, можуть зайнятися особистими справами, включаючи телефонні дзвінки, їх ніхто не зможе прийняти.

Служба автовідповідачів поза робочим часом – це або найнятий підрядник, який відповідатиме на дзвінки замість співробітників компанії, або запис голосової пошти. Кожен із цих двох розважить клієнтів, які телефонують після офіційного робочого часу, щоб бізнес міг продовжуватись навіть після закінчення дня.

Є багато причин, чому різним компаніям та компаніям буде корисно мати послуги автовідповідачів поза робочим часом. Маючи ці послуги, роботодавець може скоротити додаткову роботу, оскільки їм не потрібно буде керувати своїми працівниками надто довгі години. Послуги позаштатного автовідповідача також є перевагою для самих працівників. Їм не потрібно буде перевтомлюватися довгими годинами, що зменшує продуктивність і веде до вигорання.

Найнявши службу автовідповідачів поза робочим часом, ви також можете збільшити підтримку, яку надаєте своїм клієнтам. Ви не тільки будете їм доступні протягом звичайного робочого часу, але тепер це поширюватиметься на весь день. Це покращить рейтинг бізнесу, а також задоволеність споживачів.

Цілодобове обслуговування клієнтів, таке як цілодобовий кол-центр, хоча і є простим доповненням, може суттєво змінити компанію.

Переваги цілодобової служби автовідповідачів

Люди не завжди можуть телефонувати в бізнес у звичайний робочий час, тому цілодобова служба відповіді на бізнес може принести користь не тільки компанії, але й клієнтам.

Ось різні можливі причини того, чому цілодобова служба автовідповідачів може бути корисною вам як власнику бізнесу:

Вам не вистачає дзвінків після офіційного робочого часу.

Ви втрачаєте шанс скористатися можливостями продажу за допомогою цих дзвінків.

Ви хочете підвищити репутацію свого бізнесу.

Ви хочете підвищити якість обслуговування клієнтів, пропонованого вашим бізнесом.

Ви не можете дозволити собі цілодобову підтримку, наймаючи більше співробітників для свого персоналу.

Було б найкраще, якби ви були доступні протягом усіх 24 годин.

Власник компанії повинен завжди думати про свій бізнес та своїх клієнтів. Однак ще одна річ, яку служба робочого часу може дати роботодавцю, – це більше часу, щоб не займатися рутиною, не хвилюючись. За рештою дрібної роботи, про яку піклуються, роботодавець може зосередитись на вдосконаленні різних сфер свого бізнесу.

Як служба автовідповідачів поза робочим часом може поліпшити компанію:

Задоволеності клієнтів. Зі зростанням якості глобальних технологій всі компанії повинні йти в ногу з часом і надавати ці технології своїм клієнтам. Звичайно, зараз соціальні медіа – це лють, але нічого не може перемогти телефонний дзвінок з реальною людиною. Якщо клієнт може гладко взаємодіяти з кимось іншим, це забезпечує залучення абонентів та покращує їх досвід. Компанія повинна надати необхідні послуги, яких очікують від них клієнти, і цим ви зможете забезпечити свій успіх.

Світові можливості. Це новий час, і світ тепер здатний надавати послуги у всьому світі за допомогою Інтернету. Це велика перевага для багатьох підприємств, оскільки це принесе більше можливостей для охоплення клієнтів. Однак це також залучить людей з будь-якої точки світу. Це викликає проблему різних часових поясів. Завдяки службі автовідповідачів поза робочим часом компанія може прийняти клієнтів навіть з далеких країн.

Збільшення продажів. Коли клієнти задоволені якісною послугою, яку ви їм надаєте, є ймовірність, що вони повернуться знову. З постійними клієнтами та новими на шляху, це поступово збільшить продажі для вашого бізнесу.

Похвальна репутація. Як тільки задоволення ваших клієнтів зросте, а кількість клієнтів, які входять і виходять щасливими, приходить повідомлення про чудовий сервіс, який ви надаєте. Чудова репутація може зайняти довгий шлях. Чим більші відгуки щодо вашої компанії, тим більше шансів, що нові люди підходять до вашого бізнесу. Це сила, якою володіють щасливі клієнти.

Ви економите на витратах. Якщо ви наймаєте послугу поза робочим часом через аутсорсинг, ви можете заощадити на великих витратах. Це пов’язано з тим, що вам не доведеться витрачати зусилля на найм та навчання нових співробітників, придбання додаткового обладнання, оренду робочого місця та сплату додаткових різноманітних зборів.

Усі ці переваги можуть прийти до вашого бізнесу, просто придбавши послугу поза робочим часом. Невеликий крок може зробити багато для компанії та власника, а також їх працівників.

Написання сценарію голосової пошти поза робочим часом

Якщо компанія не прагне найняти когось для надання послуг поза робочим часом через аутсорсинг, вони можуть вибрати запис сценарію голосової пошти поза робочим часом. Коли клієнт телефонує, і більше немає співробітників, які б обробляли їхні повідомлення, відповідний скрипт голосової пошти може розважити їх, щоб вони могли залишити голосове повідомлення.

Існує кілька деталей, на які слід звернути увагу при створенні сценарію, щоб клієнти не знайшли його нудно вийти, не залишивши повідомлення.

Ось декілька способів зробити сценарій відповіді на дзвінок інформативним та активним:

Скажіть назву свого бізнесу. На початку запису це перше, що повинні почути клієнти, оскільки таким чином вони можуть підтвердити, що вони зателефонували на потрібний номер. Якщо є інші компанії з іменами, подібними до вашого, ви можете додати адресу в кінці, щоб підтвердити її ще більше.

Вкажіть офіційний робочий час своєї компанії. Можливо, клієнт припустив, що вони телефонують у робочий час, і як тільки вони зрозуміють, що це не так, вони захочуть знати, коли їм потрібно зателефонувати ще раз, щоб поговорити з представником служби підтримки клієнтів.

Точно перелічіть наступні кроки. Можливо, клієнтів доведеться направити далі до меню телефону або пункту призначення. Все залежить від ситуації. Ці різні кроки можуть включати підключення інших скриньок голосової пошти для співробітників або підрозділів, переадресацію дзвінків та надання опцій для більшої кількості записів залежно від інформації, яку бажає клієнт.

Запропонуйте інші способи контакту. Сюди входять веб-сайт, електронна пошта чи, можливо, навіть соціальні медіа вашої компанії. Це дозволяє клієнтові знайти більше одного способу зв’язатися з вами на той випадок, якщо він цього захоче.

Зробіть це коротким. Чим коротше повідомлення, тим краще. Зрештою, абоненти хочуть чітких і точних інструкцій. Якщо це занадто нудно, клієнт може покласти слухавку, перш ніж зможе залишити голосове повідомлення.

Переконайтесь, що ваша інформація актуальна. Сюди входять не лише дані, які змінювались протягом багатьох років, але навіть такі речі, як те, чому ваш бізнес тимчасово закритий. Наприклад, якщо це пов’язано зі святом, або воно відповідає попередженню про тайфун. Це дозволить уникнути плутанини та повідомить абонента про ситуацію. Вигідним доповненням може бути оцінка або точна дата, коли бізнес знову відкриється.

Варіант голосової пошти може більше підійти дрібному бізнесу, тоді як середній та великий бізнес отримають прибуток від аутсорсингу своїх дзвінків поза робочим часом.

Для великого бізнесу потрібно багато, але багато власників не помічають дрібних сходинок до цього успіху на користь більших, не знаючи, що кожен крок має значення. Служба автовідповідачів поза робочим часом для бізнесу може пройти довгий шлях, будь то через аутсорсинг або простий запис.

Вас цікавить, як працюють аутсорсингові кол-центри? У нас для вас є путівник.

Виберіть правильне рішення для свого бізнесу, і якщо вам потрібні додаткові вказівки, ви завжди можете зв’язатися з нами.

Спочатку ця публікація була опублікована за адресою https://www.linkedin.com/pulse/should-your-business-have-after-hours-answering-service-ryzhov/.

Konstantin Ryzhov люб’язно дозволив нам перекласти і опублікувати цю статтю.