Легко передбачити майбутнє, коли це буде як зазвичай. Однак, якщо на ваше бізнес-середовище раптово вплине щось на зразок вірусу Корона, затримка запуску продукту або незаплановане придбання, ваш корпоративний бюджет може дуже швидко застаріти.
Як я знаю, що пора замінити бюджет на прогноз?
Бюджет може використовуватися по-різному, включаючи його як:
= Інструмент контролю витрат
= цільовий план планів компенсацій працівникам
= Детальний фінансовий розподіл стратегічних цілей компанії
= Фінансовий план для різних корпоративних ініціатив
Іноді трапляються несподівані події, і очевидно, що фактична діяльність компанії рухається настільки вище або нижче річного бюджету, що вона більше не забезпечує цінності в таких сферах, як приклади, перелічені вище.
Є багато ознак того, що ваш бюджет застаріває через несподівані події, наприклад:
= Неодноразові коментарі керівництва, чому відбувається різниця в бюджеті доходів або витрат
= Скарги команд продажів на те, що їх цілі мають занадто великий бюджет через подію XYZ
= відсутність бюджетної власності у керівників відділів
Крім того, ви почнете чути від керівників про те, що бюджетна колонка у фінансовій звітності «марна» або що бюджетна цільова цифра у Ключовому показнику ефективності (КПЕ) більше не є цінною тощо.
Деякі організації мають заздалегідь визначений щомісячний, квартальний або піврічний процес прогнозування, і коли трапляється несподіване, вони просто беруть це до уваги наступного разу, коли перепрогнозують. Ці компанії часто мають бюджетне програмне забезпечення, таке як Solver, Adaptive Insight або Planful, щоб пришвидшити та автоматизувати час та зусилля, необхідні для створення бюджетів та прогнозів.
Процеси планування інших організацій включають лише єдину річну версію бюджету, і для цих компаній “вимушене” попереднє прогнозування через несподівані події може передбачати набагато більше рук і ніг та перебоїв у графіках роботи людей.
Що робити, коли наш корпоративний бюджет стає нікчемним?
Компанії зазвичай роблять одне з наступного:
1 Нічого не робіть і живіть з коментарями та виправданнями, поки не буде розпочато бюджет наступного року
2 Залиште бюджет таким, як є, і використовуйте коментарі до звітів, щоб пояснити великі відхилення бюджету (див. Зразок знімка екрана нижче).
3 Повторно прогнозуйте решту, якщо є рік, і замініть неіснуючий бюджет новим прогнозом
Більшість компаній дотримуються своїх корпоративних прогнозів на вищому рівні, ніж річний бюджет, і часто це робиться лише на рівні прибутку та збитків, а іноді також для балансу та грошових потоків.
У більшості випадків менші організації з добре організованими власними моделями Excel можуть прогнозувати у своїй електронній таблиці, а потім повторно імпортувати прогноз у свою систему ERP або сторонній інструмент звітування. У середніх та більших організаціях навіть прогнозування на рівні акаунту GL може вимагати багато роботи через вимоги до цього підрозділом або відділом. Ці компанії або мають більше людських ресурсів, доступних для виконання роботи, або вони використовують інструмент бюджетування для її автоматизації.
Які способи автоматизувати перепрогнозування?
Якщо ваші вимоги до прогнозування досить прості для обробки в Excel, чи ваша компанія використовує сучасний інструмент бюджетування, є способи уникнути болісно повільного процесу введення даних знизу вгору. Проблема останнього полягає в тому, що новий прогноз вже може бути застарілим на момент закінчення, і несподівана подія, що призвела до перепрогнозування, могла змінитися знову, що призведе до того, що ви почнете спочатку.
Автоматизація прогнозів, як правило, означає, що ваша вхідна модель має значну формулу. І, використовуючи такі припущення, як% збільшення доходу, цільовий чистий дохід, зменшення / збільшення кількості персоналу тощо, ваша модель прогнозу може швидко обчислити всі необхідні записи автоматично. Ця функціональність має багато назв, таких як:
= Планування зверху вниз
= Моделювання на основі драйверів
= Моделювання зсуву (див. Зразок знімка екрана нижче)
= Що-якщо аналіз
Незалежно від того, як ви це називаєте, та типу інструменту планування, який ви використовуєте, автоматизована модель може створювати цілі прогнози за хвилини або години проти днів чи тижнів. Крім того, завдяки автоматизації ви можете створювати кілька сценаріїв. Наприклад, озброївшись сценаріями прогнозу „Найкращий випадок”, „Найгірший випадок” чи „Ймовірно”, ви можете бути готовими до несподіваних подій, не поспішаючи з попереднім прогнозуванням. Натомість ви замінюєте бюджетну версію “Можливо” на вже створений сценарій “Найкращий випадок” чи “Найгірший випадок”, і все готово. Або, якщо ситуація вимагає абсолютно нового сценарію, ви налаштуєте драйвери в автоматизованій моделі, і вона перерахує та збереже базові прогнозні транзакції на рівні рахунку.
Отже, незалежно від того, чи спричинений нещасним спалахом вірусу, обвалом фондового ринку чи захоплюючим придбанням конкурента, наявність відповідних інструментів і планів щодо готовності до попереднього прогнозування завжди зменшить стрес та артеріальний тиск для фінансової команди організації.
Спочатку ця публікація була опублікована за адресою https://www.linkedin.com/pulse/how-quickly-reforecast-company-budget-when-unexpected-rasmussen/.
Nils H. Rasmussen люб’язно дозволив нам перекласти і опублікувати цю статтю.
Temy.co - Software Development Partner 