Спілкуйтеся ефективніше за допомогою цих п’яти простих правил

Сьогодні в діловому та особистому житті ми постійно спілкуємося з членами команди, клієнтами, потенційними клієнтами, продавцями та колегами. Як ми вже всі відчували, значення наших часто поспішно писаних дописів, електронних листів та слабких повідомлень може загубитися в перекладі. Гірше того, якщо це клієнт чи потенційний клієнт, ми можемо виявитися нужденними, нестаткими або невдячними за свій час. Щоб не боятися, за допомогою кількох легких для запам’ятовування рекомендацій ви побачите значне покращення у спілкуванні між собою та своїми командами.

Киньте!

Це великий для мене, і тепер домашній улюбленець, коли я його бачу. Бувають випадки, коли з ними все гаразд, але сумнівно в будь-який звичайний день ділового спілкування. Коли я перестав вживати!, Я був змушений запропонувати більш значущу заяву, щоб підтримати свої почуття, – що в свою чергу покращує стосунки. Наприклад, якщо я роблю вступний електронний лист, який, як мені здається, я багато роблю, найчастіша відповідь мені на відповідь – “Дякую, Піт!”. Але ця відповідь залишає багато на столі. Відкидаючи!, Коли я ввожусь, я зараз пишу щось про це;

“Дякуємо за вступ, [name]. Цей зв’язок з [name] важливий для мене, і я ціную ваш час. (Перехід до прихованої копії)

Зверніть увагу, як такий підхід зміцнює обидва стосунки. Спробуйте вже зараз. Ви побачите, що більшість людей опускаються! у тематичні рядки та в усьому спілкуванні, що насправді є лише короткими клавішами для написання чогось більш змістовного.

2 Киньте?

Коли я отримую електронні листи чи інші повідомлення з?, Моя перша реакція полягає в тому, що це для мене робота, і я не маю на це часу. І я б зробив досить хорошу ставку, з якою інші отримують повідомлення? в них почуваються так само, хоча вони можуть цього не усвідомлювати. Замість запитання зі знаком питання спробуйте використовувати позитивну припущення.

Старий “Чи встигли ви переглянути нашу пропозицію? Я хотів би, щоб у вас було встановлено час, щоб пройти її. Чи працює для вас п’ятниця між 10:00?

Нове “За вашим запитом, давайте налаштуємо час, щоб перейти до пропозиції, яку ми надіслали минулого тижня. Я рекомендую обмежувати обговорення в часі, щоб швидко відкрити будь-яке відкрите запитання та терміни проекту. Достатньо 10-15 хвилин – клацніть мій посилання для зустрічей, щоб знайти час, який найкраще вам підходить “.

Зверніть увагу на те, як я використовую посилання для зустрічей, щоб зберегти один і часто багато циклів у ланцюжку електронної пошти, шукаючи час для зустрічі. Якщо ви цього ще не зробили, підпишіться на послугу планування календаря. Ми використовуємо посилання Hubspot Meetings, і останнім часом я бачу багато Calendly, і ось старий, але добрий список інструментів.

3 Можливості (не запитує)

Якщо ви щось шукаєте від когось, останнє, що ви хочете зробити, це попросити його таким чином, що створює роботу. Швидше за все, якщо ви запитуєте, це ділова пропозиція з даванням і прийняттям. Прямий запит – це, як правило, DOA, за невеликим винятком. Тож найкраще позиціонувати будь-який запит як можливість для вас обох.

Старий запитує: “Чи могли б ви виступити на панелі XYZ на нашій майбутній конференції? Я можу зателефонувати, якщо ви хочете обговорити”.

Нове “Ми б хотіли представити вас разом з колегами-лідерами думок на майбутній конференції XYZ. Якщо припустити, що дати роботи, будь ласка, візьміть 15 хвилин у моєму графіку, щоб обговорити деталі”.

Наступного разу, коли у вас буде запит для будь-якої мети, спробуйте образити речі як можливість.

4 Більше вибачень (якщо ви насправді не зіпсуєте)

Ми всі отримали цей електронний лист: “Мені дуже шкода, що я не зв’язався з вами раніше, мене повністю поховали в кінці кварталу”

Але цей електронний лист працює набагато краще: “Кінець кварталу, дякую за розуміння повільніше, ніж зазвичай”.

Слово S з’являється протягом усього дня у більшості компаній, і йому немає місця. Це насправді послаблює слово та наші стосунки, бо дуже рідко це потрібно. Компанія потребує єдиного разу, коли вона робить велику помилку. І я маю на увазі великий. Всі розуміють, що не завжди все йде за планом. Ми можемо пропустити час початку конференції або кінцевий термін для звіту, але вибачення слід зачекати. Подякувати когось за розуміння зміцнює стосунки та кидає негативне світло на дрібниці, які підуть не так у будь-який день. Зрештою, більшість речей ідуть правильно. Не потрібно вибачатися.

5 Співпраця проти електронної пошти – негайно

Зараз ми використовуємо Slack виключно для командного спілкування, що добре працює для нас як міжнародно розподіленої організації. Ми використовуємо Trello для управління проектами, а в документах Google та Hubspot CRM – для управління продажами та звітності. Ми використовуємо електронну пошту лише для пропагандистських зусиль при організації заходів та з клієнтами, але це стає все болючішим постійно. Я вірю, що ми почнемо посаджувати наших клієнтів на Slack і заохочувати їх дотримуватися цього. Якщо ви ще цього не зробили, перейдіть до інструменту співпраці, такого як Slack – ось докладний опис кількох альтернатив.

Підсумовуючи, ці п’ять простих порад допоможуть вам пройти шлях до ефективнішого спілкування та міцніших стосунків.

Бонус: Вилучіть ці слова зі свого словникового запасу: Should, Just, Try

Спочатку ця публікація була опублікована за адресою https://www.linkedin.com/pulse/communicate-more-effectively-five-simple-rules-pete-erickson/.

Pete Erickson люб’язно дозволив нам перекласти і опублікувати цю статтю.